Sala konferencyjna to specjalnie wyposażone pomieszczenie do organizacji różnego rodzaju imprez firmowych: negocjacji, konferencji, szkoleń, seminariów, imprez okolicznościowych. Sale konferencyjne są powszechnie używane do:
• przeprowadzenie klasycznego (głosowego) spotkania;
• zorganizowanie spotkania z oglądaniem materiałów wideo;
• przemówienia prelegenta z pokazem prezentacji i filmów;
• przeprowadzenie spotkania w sali konferencyjnej z rejestracją i głosowaniem elektronicznym;
• organizowanie wydarzeń za pomocą zdalnych konferencji audio i wideokonferencji (VCS).
Czym są wielofunkcyjne sale konferencyjne?
Z reguły tak nazywają się sale, gdy trudno wskazać jedno z dominujących zadań, jakie spełnia wyposażenie. Takie sale konferencyjne mogą być wykorzystywane do regularnych spotkań, do słuchania rozmówcy podczas oglądania wideo, a także do organizowania wideokonferencji, a nawet oglądania filmów jak w konwencjonalnym kinie.
Jaka jest optymalna liczba miejsc w sali konferencyjnej?
Wszystko zależy od wielkości pomieszczenia, możliwości finansowych klienta, a także funkcjonalności, jaką będzie spełniała przyszła sala konferencyjna. Opierając się na naszym wieloletnim doświadczeniu w opracowywaniu rozwiązań inżynierskich i integracji, możemy określić, że koszt wyposażenia sali konferencyjnej zależy nie tylko i nie tyle od jej wielkości, ile od wszechstronności i automatyzacji: im szersza funkcjonalność hali, tym więcej jest tam zainstalowanych urządzeń, a tym samym wysokość kosztów jest wyższa.
Jakie systemy muszą znajdować się w sali konferencyjnej?
Pokój konferencyjny staje się salą konferencyjną, jeśli zawiera:
• system wyświetlania informacji;
• system dźwiękowy.
Jeśli brakuje przynajmniej jednego z tych systemów, to trudno mówić o Sali konferencyjnej. Coraz częściej do powyższych systemów dołączany jest system sterowania wyposażeniem hali.
Co to jest system wyświetlania w sali konferencyjnej?
Jest to urządzenie do wyświetlania informacji wizualnych. Jego wybór zależy od dwóch czynników: budżetu i konfiguracji pomieszczenia. Najczęściej potrzebować będziemy projektora z ekranem. Sale konferencyjne wymagają mocniejszego projektora niż te, które kupujemy do prywatnych mieszkań. Często, gdy sala konferencyjna jest dość duża, instaluje się kilka ekranów, aby ułatwić pracę uczestnikom. Często dodatkowe ekrany nie powielają informacji, ale wyświetlają pomocne materiały referencyjne. Mogą to być panele z ruchomymi słupkami lub ekrany z projektorami zamontowanymi na suficie.
Co to jest nagłośnienie sali konferencyjnej?
Dla komfortu prowadzenia wydarzeń w sali konferencyjnej, jej uczestnicy muszą nie tylko zobaczyć materiał, ale także wyraźnie usłyszeć relacje i ewentualne dodatkowe materiały dźwiękowe. Głównym wymogiem jest takie odtworzenie informacji, aby były one jednakowo czytelne i dobrze słyszalne w każdym miejscu pomieszczenia. Systemy konferencyjne z różnymi dodatkowymi funkcjami (np. rejestracja uczestników, funkcja głosowania czy tłumaczenie symultaniczne) znacznie zwiększają możliwości sal konferencyjnych.
Co to jest system sterowania salą konferencyjną?
W salach konferencyjnych zazwyczaj znajduje się fotel operatora, w którym są komputery (laptopy) i inne urządzenia, panel sterowania dźwiękiem, panel sterowania wideo i inne urządzenia. Odpowiednio zaprojektowany system pozwala operatorowi na szybkie przełączanie i sterowanie wszystkimi źródłami sygnału podczas imprezy. Złożoność i koszt systemu sterowania zależy od złożoności systemów zastosowanych w pomieszczeniu, a także stopnia ich integracji. Małe systemy nie wymagają skomplikowanych systemów sterowania.
